6 tips om effectief op afstand te vergaderen

Thuiswerken is nog nooit zo belangrijk geweest. Met Conference Call kun je op een afstand met elkaar werken, maar een conference call kan zomaar uitmonden tot één grote ergernis! Denk maar aan slechte geluidskwaliteit, deelnemers die wegvallen en afleidende omgevingsgeluiden. Maak vergaderen op afstand een stuk eenvoudiger: Lees hieronder 6 tips voor een succesvolle vergadering op afstand.

1) Wees op tijd

Dit spreekt eigenlijk voor zich. Een punt van ergernis is het wachten op de andere deelnemers. In een online omgeving wordt dit zelfs storender ervaren dan een fysieke vergaderruimte. Normaal gesproken ga je toch ook altijd een paar minuten voor aanvang naar de vergaderplek? Start bij een conference call de inlogprocedure ook een paar minuten voor de afgesproken aanvangstijd.

2) Introduceer jezelf

Wanneer er geen beeldverbinding is, is het slim om – voor je spreekt – even te zeggen wie je bent. Mensen zijn gaandeweg vaak de namen alweer vergeten, zeker zonder beeld. Dit kan ook geen kwaad bij beeldbellen. Herhalen is vaak handig, zeker als het gaat om een groep mensen die elkaar nog niet zo goed kent. Sommige stemmen kunnen via de verbinding zodanig op elkaar lijken, dat het voor verwarring kan zorgen.

3) Zorg voor goed internet

Een conference call vraagt om een goede internetverbinding. Als een deelnemer een slechte verbinding heeft, verstoort dit al snel de hele vergadering. Een haperend beeld of geluid is nooit fijn. Daarom zijn 3G- en 4G-netwerken of een sterke Wi-Fi verbinding essentieel.

4) Vermijd achtergrondgeluiden en afleidend beeld

Een baby die huilt. Blaffende honden. Of een espressomachine dat veel geluid maakt. Deze geluiden zijn vaak irritant. Zoek daarom een rustige ruimte op zonder al te veel achtergrondgeluid en waar je niet plotseling gestoord wordt. Daarnaast moet je jezelf realiseren dat ook kleding en achtergrond afleidend kunnen zijn. Wil je goed op beeld overkomen? Dan is het belangrijk om een rustige (vooral opgeruimde) achtergrond te kiezen en kleding aan te trekken die niet zoveel afleidt.

5) Let op de hardware-eisen

Een geslaagde conference call vraagt om de juiste hardware. Smartphones, laptops, tablets en desktops moeten uiteraard uitgerust zijn met een goede camera en microfoon. De nieuwste devices zijn vaak uitgerust met speciale software die achtergrondgeluiden reduceert. Hierdoor is de spreker goed te horen en worden omgevingsgeluiden gefilterd. Wanneer je in een lawaaiige ruimte zit, kan een headset uiteraard de uitkomst bieden.

6) Laat mensen uitspreken

Het is bij een online vergadering belangrijk om elkaar te laten uitspreken. Zeker als er geen beeld is, dan gebeurt het geregeld dat deelnemers tegelijk reageren. Zoek naar een goed moment om een ander te onderbreken en zorg zo voor een effectieve meeting. Ook kan er gekozen worden om een voorzitter of gespreksleider aan te wijzen. Degene noemt telkens van wie hij of zij een antwoord of reactie verwacht.

Ook onbeperkt conferencen voor een vast laag bedrag per maand?

Digihero maakt telefonisch vergaderen voordelig en makkelijk. Maak eenvoudig contact met iedereen, overal in de wereld. Alles inzichtelijk op één factuur. Onbeperkt conferencen voor maar één vast maandbedrag per jaar. Zo weet je altijd waar je aan toe bent, wel zo makkelijk. Bel naar 010 30 60 000 of mail naar support@digihero.nl.

Vragen?
Neem contact op met ons.

maandag t/m donderdag

9:00-17:30

vrijdag

9:00-16:30